Comment l'UIP a géré le vote à distance lors de son Conseil directeur en ligne

À l'instar de ses Parlements membres, l'UIP s'est vue contrainte d'adapter très rapidement son fonctionnement à la survenue de la pandémie de COVID-19. La réunion habituelle en présentiel de l'ensemble des membres de l'UIP (son Assemblée) n'a pas pu avoir lieu comme prévu en avril ni en octobre 2020. L'Organisation se devait néanmoins de prendre des décisions fondamentales pour la planification de ses activités en 2021 et leur financement. Elle devait en outre élire son nouveau Président. L'UIP, qui s'est inspirée du large éventail d'innovations adoptées par les parlements du monde entier[1] pour faire face à la pandémie, a décidé de réunir son Conseil directeur pour une session extraordinaire en ligne, qui a eu lieu du 1er au 4 novembre 2020.

La pièce maîtresse de cette réunion en ligne était l'élection à distance du nouveau Président de l'UIP. Finalement, l'élection s'est déroulée sans anicroche les 1er et 2 novembre. Pendant 24 heures, 394 parlementaires de 142 pays, soit une participation de 97 pour cent des membres du Conseil directeur habilités à voter, ont exprimé leurs suffrages en ligne. Dans le présent article, nous décrivons les grandes caractéristiques techniques de l'organisation de ce vote en ligne et en tirons les principaux enseignements. 

Apprentissage entre pairs

Les 18 membres du Comité exécutif de l'UIP ont décidé en juin 2020 d'organiser une session en ligne du Conseil directeur. La première initiative prise par le Secrétariat de l'UIP a consisté à se référer aux bonnes pratiques et aux enseignements tirés par les parlements depuis le début de la pandémie. Le Centre pour l'innovation au parlement de l'UIP suivait déjà depuis plusieurs mois cette évolution en aidant les directeurs informatiques des parlements à constituer des réseaux et à discuter de leur expérience. Parmi les bonnes pratiques ayant été mises en évidence figuraient les éléments suivants :

• préciser les règles et les procédures des réunions virtuelles, y compris la façon dont sont prises les décisions ;
• adapter les modes de fonctionnement existants ou en créer de nouveaux tout en respectant la culture de l'organisation et l'esprit dans lequel elle travaille ;
• préserver la confiance des Membres de l'UIP.

Ce dernier point revêtait une importance cruciale dans le cas de l'UIP étant donné la dimension politique de l'élection. 

Création d'un Règlement spécial

Pour préparer la réunion en ligne du Conseil directeur, le Comité exécutif a créé un groupe de travail (sous-comité) composé de représentants des groupes géopolitiques, du Forum des femmes parlementaires et du Forum des jeunes parlementaires, secondés par le Secrétariat. Ce groupe de travail a élaboré, avec l'aide du conseiller juridique de l'UIP, un Règlement spécial s'appliquant à la session en ligne de novembre 2020, ainsi qu'à d'éventuelles sessions en ligne futures du Conseil directeur.

Le Groupe de travail a notamment insisté sur les quatre piliers de l'élection, à savoir garantir la confidentialité du vote, la sécurité de la plateforme, l'accès à cette plateforme de la part de tous les membres du Conseil directeur et le contrôle du vote et de ses résultats. Les conclusions du groupe de travail ont ensuite été approuvées par le Comité exécutif et transmises à tous les Parlements membres de l'UIP.

Sous-traitance du vote à distance sous forme de "service géré"

Le Secrétariat de l'UIP a fixé les critères techniques du vote à distance. Un appel d'offres portant sur un service de gestion d'élection en ligne de portée mondiale garantissant des niveaux élevés de sécurité, confidentialité, fiabilité et contrôle a été lancé. L'UIP disposant de personnel et de ressources informatiques limités, elle n'avait d'autre choix que de sous-traiter le vote à distance sous la forme d'un service géré.

La société Civica Election Services (CES) a été retenue à l'issue d'une évaluation attentive des propositions. Le CES (anciennement connu sous le nom d'Electoral Reform Services) est une société basée au Royaume-Uni forte d'une longue expérience de l'organisation d'élections.

Les équipes de projet du CES et du Secrétariat de l'UIP se sont mises au travail fin septembre pour concevoir les procédures et la plateforme de vote. Le Secrétariat de l'UIP a élaboré à l'intention des membres du Conseil directeur (c'est-à-dire des parlementaires) et du personnel des groupes nationaux de l'UIP une documentation décrivant dans le détail les élections et le rôle qui leur revenait. 

Contrôle par un vérificateur indépendant

Pour assurer le contrôle et préserver la confiance des Membres, le Comité exécutif a décidé de s'adjoindre les services d'un vérificateur indépendant chargé de vérifier les phases préparatoires de l'élection, ainsi que le vote lui-même. Le Centre international de calcul de l'ONU (ONU-CIC) a été retenu pour remplir ce rôle à l'issue d'une évaluation attentive des diverses solutions envisagées. Ce centre s'est déclaré prêt à mobiliser rapidement une équipe de spécialistes chevronnés de la cybersécurité disposant d'une longue expérience de la réalisation d'audits informatiques.

Les termes de référence du vérificateur indépendant étaient axés sur les quatre piliers définis par le Comité exécutif de l'UIP. Après s'être penché sur la documentation du projet, le vérificateur s'est entretenu avec le CES pour s'assurer de sa procédure dans des domaines tels que la gestion des données, l'évaluation des risques et la mise à l'essai des mesures de cybersécurité. Le vérificateur a ensuite élaboré, une semaine avant l'ouverture du Conseil directeur, un rapport initial résumant ses conclusions, qui confirmait aux Membres le respect des critères établis. Ces conclusions ont été présentées aux réunions du Comité exécutif et du Conseil directeur. 

Tenue d'une élection test

Une élection test a eu lieu entre le 20 et le 29 octobre. Son double objectif était de mettre à l'épreuve la fonctionnalité de la plateforme électorale et de la procédure de vote en ligne, ainsi que de permettre aux membres du Conseil directeur de se familiariser avec les outils proposés et de s'assurer qu'ils réussiraient à voter. En outre, l'élection test a permis au personnel parlementaire des groupes nationaux de chaque parlement à l'UIP de mieux comprendre la procédure d'ensemble et le soutien qu'il pourrait apporter aux membres du Conseil directeur de son parlement.

L'élection test a aussi donné au vérificateur indépendant la possibilité de réaliser une première évaluation critique de la plateforme de vote en ligne et de s'assurer que les quatre piliers de l'élection du Président de l'UIP (confidentialité, sécurité, accès et contrôle) étaient bien assurés. Elle a aussi permis au Secrétariat de l'UIP de vérifier qu'il était capable, avec le soutien du service d'assistance téléphonique en ligne mis à disposition par le CES, de répondre aux questions posées par les Parlements membres.

L'élection test a bénéficié d'une participation dépassant les 75 pour cent, ce qui a confirmé que les membres du Conseil directeur concernés seraient très probablement en mesure de voter pendant l'élection réelle. Les réponses données par les utilisateurs dans le cadre d'une courte enquête de satisfaction ont révélé que ces derniers qualifiaient d'extrêmement faciles l'accès et l'utilisation de la plateforme de vote. 

Déroulement de l'élection à distance du nouveau Président de l'UIP

Lorsque le vote à distance pour l'élection du Président de l'UIP a débuté, le 1er novembre, toutes ses étapes avaient été testées et communiquées aux Parlements membres. De ce fait, tout le monde était prêt et tout était en place pour que les élections se déroulent dans les meilleures conditions.

Les moments clés de l'élection ont été les suivants :

• Une liste définitive des 406 membres du Conseil directeur votants a été téléchargée le 29 octobre par le CES dans sa base de données relative aux votants, qui contenait les données d'inscription recueillies et vérifiées par le Secrétariat de l'UIP.
• Le 1er novembre à 15 h (heure de Genève), le CES a envoyé à tous les membres votants un courriel contenant un lien d'accès personnalisé à la plateforme de vote en ligne. Ce lien a été envoyé au moment où les quatre candidats à la présidence de l'UIP se présentaient à la session en ligne du Conseil directeur. Pendant les dix premières minutes, 150 personnes avaient déjà voté.
• Le support technique du CES était à la disposition des votants par courriel et téléphone en langues anglaise, française et espagnole pendant les 24 heures qu'a duré le vote. Le Secrétariat de l'UIP a répondu aux questions sur WhatsApp, sur le chat de la visioconférence et par courriel et assuré le suivi auprès du personnel des parlements dans lesquels un ou plusieurs membres n'avaient pas encore exprimé leur suffrage.
• Peu de temps après la clôture du vote, à 15 h le 2 novembre, le CES a téléchargé sur un site Sharepoint sécurisé les chiffres définitifs de la participation au vote et du décompte des voix. À 16 h, les scrutateurs, le vérificateur indépendant, les représentants des candidats, le CES et le Secrétariat de l'UIP se sont retrouvés en ligne pour dresser le bilan de la procédure électorale et des résultats du vote. Comme prévu par le Règlement spécial, les scrutateurs (les membres du Comité exécutif représentant les parlements chilien et zimbabwéen) ont officiellement validé le résultat de l'élection.
• À 17 h, le vérificateur indépendant a confirmé à la session en ligne du Conseil directeur que les quatre piliers avaient été intégralement assurés. La Présidente de l'UIP en exercice a alors invité le Secrétaire général à annoncer les résultats.

Conclusions et enseignements tirés

La session en ligne du Conseil directeur de l'UIP a prouvé qu'une organisation internationale pouvait continuer à fonctionner et à prendre des décisions cruciales en temps de pandémie. La procédure électorale a été validée par les Membres de l'UIP. La participation au vote, qui s'est établie à 97 pour cent, a confirmé la légitimité de la procédure et de son résultat.

Parmi les facteurs clés de la réussite, citons :

• la nécessité impérieuse de tenir cette élection et la définition, à l'échelon politique le plus élevé et dès le début du processus, des quatre piliers fondamentaux de l'élection (confidentialité, sécurité, accès et contrôle)
• la codification des règles et procédures dans le Règlement spécial sur la base de conseils juridiques et d'orientations politiques
• des partenaires soigneusement choisis et très réactifs en ce qui concerne le prestataire de service de la plateforme électorale en ligne (CES) et le vérificateur indépendant (ONU-CIC)
• le savoir-faire interne du Centre pour l'innovation au parlement de l'UIP, étayé en outre par l'observation et l'interaction avec les parlements qui ont, une fois de plus, donné la preuve de leur propre résilience pendant la pandémie
• l'implication et l'engagement de la haute direction du Secrétariat de l'UIP et la coordination étroite établie avec d'autres procédures concernant le Conseil directeur, notamment l'inscription des membres, la plateforme de visioconférence et la gestion de la session en ligne
• la mobilisation exceptionnelle des Membres de l'UIP, tant les membres du Conseil directeur que le personnel des groupes nationaux de l'UIP qui les assistent.

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