Maintenance et support de l’infrastructure informatique de l’UIP

Contexte

L’UIP est l’organisation mondiale des parlements nationaux. Elle a été fondée il y a plus de 130 ans pour encourager la coopération et le dialogue entre toutes les nations, en tant que première organisation politique multilatérale.

Elle compte aujourd’hui 180 Parlements membres et 15 organismes parlementaires régionaux. Elle œuvre pour la paix, la démocratie et aide les parlements à se renforcer, se rajeunir, être plus écologiques, se rapprocher de la parité hommes-femmes et devenir des institutions plus innovantes. Elle défend aussi les droits de l’homme des parlementaires par le biais d’un comité spécialisé comprenant des parlementaires issus de toutes les régions du monde.

L’Union Interparlementaire (UIP) souhaite solliciter des propositions pour la maintenance d’une partie de son système informatiques. Le présent cahier des charges vise à définir les exigences et attentes de l’UIP vis-à-vis des prestataires potentiels.

Situation actuelle

Les systèmes informatiques de l’UIP sont gérés par un seul administrateur et l’UIP cherche à assurer le fonctionnement des parties vitales de ce système en cas d’absence de ce dernier et le soulager d’une partie de ses tâches.

L’UIP a environ une centaine de collaborateurs répartis principalement à Genève, mais aussi à New York, Vienne et sporadiquement ailleurs.

Tous les collaborateurs sont appelés à travailler à distance que ce soit de la maison ou de l’étranger et sont donc susceptibles de travailler en tout temps sur notre infrastructure. 
Ceci nécessite de programmer et d’informer les utilisateurs lors de toutes interventions obligeant l’arrêt ou le redémarrage des serveurs concernés.

Objectifs

L'objectif de ce contrat de maintenance est d'assurer la disponibilité, la performance et la sécurité des serveurs informatiques (matériel et logiciel) et de l’infrastructure réseau de l’UIP. 

Les détails de l’installation seront fournis sur demande.

Les principaux objectifs incluent :

• La réalisation de maintenance préventive et corrective.
• La mise à jour régulière des systèmes d’exploitation, logiciels et firmware.
• La proposition de mise à jour du matériel ou du logiciel quand ceci devient nécessaire.
• La surveillance continue de la performance et la détection proactive des problèmes.
• La gestion des sauvegardes et la restauration en cas de besoin.
• Une assistance technique rapide en cas d’incident.
• Le support niveau 2 aux problèmes utilisateurs liés aux serveurs.

Périmètre de la prestation

La prestation doit couvrir :

• Un service illimité de téléassistance ou de télémaintenance sur les serveurs.
• La maintenance de l’infrastructure réseau (Switch, Wifi et Firewall).
• La gestion des équipements matériels associés.
• La mise à jour des systèmes d'exploitation (Serveur Microsoft), des logiciels et des correctifs de sécurité.
• La surveillance en temps réel du bon fonctionnement des services.
• La gestion des sauvegardes et des plans de reprise d'activité.

Couverture et délais d’intervention

• Le support, l'assistance, la télémaintenance et les interventions sur site sont assurés pendant les heures usuelles de travail, soit du lundi au vendredi de 8h00-12h00 et de 13h30-17h30.
• Délai de réponse de 4 heures maximum jour ouvrable. S’entend par « réponse » le fait de confirmer la réception du problème et de donner un délai d’intervention.
• Délai d’intervention 24 heures maximum jour ouvrable. S’entend par « intervention » la prise en charge du problème et le début du travail à sa résolution.

Service et frais compris dans l’offre

• Support téléphonique illimité 
• Support sur site illimité 
• Télémaintenance illimitée 
• Frais de déplacement et autres défraiements
• En cas de nécessité d’arrêt des services, celui-ci devra être planifié à l’avance, voir exécuter hors des horaires de travail de l’UIP. Ceci donnant éventuellement lieu à une facturation séparée à convenir.

Critères de sélection du prestataire

Les critères de sélection des prestataires incluent :

• Expérience dans la maintenance de serveurs informatiques similaires.
• Compétences techniques des équipes dédiées à la maintenance.
• Disponibilité pour des interventions rapides en cas d'incident critique.
• Proposition financière compétitive.
• Références de clients actuels ou passés. Connaissance du milieu des Organisations Internationales 

Modalités de réponse

Les prestataires intéressés sont invités à soumettre dans les délais une proposition détaillée à l’adresse [email protected] comprenant :

• Une présentation de l'entreprise.
• Une description de l’approche du projet.
• Une offre financière détaillée.
• Les compétences de l'équipe dédiée à la maintenance.
• Références de clients actuels ou passés.

Qualifications

Le partenaire devra posséder les qualifications suivantes :

• Minimum 5 ans d’expérience de travail en maintenance informatique.
• Maitrise de l’environnement Microsoft & VMware.
• Expérience dans le cadre de la sauvegarde et planification de reprise après sinistre avec les solutions Veeam.
• Bonnes connaissances des solutions Ubiquiti Unifi.
• Expérience du travail dans les organisations internationales.

Calendrier prévisionnel

• Date limite de réception des propositions : 24 mai 2024
• Analyse des propositions : fin mai 2024
• Notification du prestataire retenu : début juin 2024
• Début du contrat : 1er juillet 2024