Une chambre donnant la priorité au numérique pour un parlement plus ouvert et plus vert en Namibie

L'équipe du CIP s'est entretenue avec Vaapi Kaenda, Administrateur système au Parlement de Namibie, au sujet de la priorité que la Chambre a donnée au numérique en 2020. Cette initiative, initialement conçue dans l'optique de tenir des réunions plénières sans documents imprimés, a fait évoluer le comportement et l’attitude des parlementaires envers les outils numériques et ouvert de nouvelles perspectives en matière d'association du public aux travaux du parlement. 

CIP : Pouvez-vous nous parler de la modernisation de la Chambre du Parlement de Namibie ?

VK : En 2020, le parlement a mis en place à la Chambre un vaste système de gestion numérique des réunions, dans le but de faciliter la tenue de réunions sans documentation imprimée grâce à la distribution sur support électronique des ordres du jour, des comptes rendus et des allocutions, entre autres. Les parlementaires et les hauts responsables du parlement avaient une conscience aiguë du gâchis de papier que représentaient les piles de documents laissées sur place à la fin des réunions. Un groupe de travail de hauts responsables et de parlementaires a donc cherché une solution et proposé la création d'une chambre donnant la priorité au numérique, solution qui a ensuite été mise en œuvre.

CIP : Quel est l'impact de cette priorité donnée au numérique à la Chambre ?

VK : L'instauration de ce système a exigé une gestion du changement, notamment pour préparer les parlementaires à la tenue de réunions sans documentation imprimée. Les parlementaires se sont rapidement adaptés au système grâce à une formation poussée. Leur implication dès les premiers stades du projet a été très profitable, tout comme le fait qu'ils ont été régulièrement tenus informés de son avancée. Les parlementaires sont aujourd'hui sereins à l’idée de travailler sur support numérique et 95 % des documents diffusés passent désormais par ce support, quelques rares parlementaires continuant à demander des versions imprimées. Et même eux commencent à changer petit à petit d'attitude. Seule la plénière peut actuellement fonctionner de façon dématérialisée, mais les parlementaires insistent maintenant pour que les commissions réduisent également leur consommation de papier.

Du point de vue des frais d'impression, d'énormes économies sont possibles. Pour le personnel du service auprès duquel les parlementaires déposent leurs questions orales aux ministres (Table office), la charge de travail que représentait l'impression de 104 exemplaires du même document a considérablement diminué.

Pour le public, les conséquences sont aussi importantes. Le parlement dispose désormais de nouvelles capacités de diffusion en direct, qui lui permettent de diffuser chaque séance en direct dans son intégralité sur Facebook et YouTube. Il n'y a pas si longtemps encore, les chaînes de télévision, qui devaient se déplacer au parlement pour filmer des images, ne diffusaient que des extraits des réunions. Aujourd'hui, les mêmes chaînes de télévision se connectent à notre flux numérique en haute définition et le diffusent.

CIP : Et pour la suite ?

VK : Nous sommes en train d'élaborer un règlement permanent pour les réunions hybrides, qu'elles se déroulent en temps de crise ou de pandémie ou non. Nous sommes aussi en train de concevoir une application permettant aux parlementaires de travailler et de participer aux réunions à distance et profitons de l'occasion pour intégrer, à l'intention des parlementaires, une fonction de participation du public appelée "La voix de la Namibie".

CIP : Quel message souhaiteriez-vous faire passer aux autres parlements désireux de donner la priorité au numérique à la chambre ?

VK : Bien préparer la gestion du changement. Prendre très tôt en considération les échos donnés par les utilisateurs finals pour rendre le système convivial. Enfin, tenir compte de tous les flux d'information et de documents, non seulement à l'intérieur du système, mais aussi ceux de tous les acteurs avec lesquels le parlement interagit, notamment l'exécutif et le public.