Assistant à la gestion des documents (H/F), Division des Services administratifs, Grade G4

Cadre organisationnel et rapports hiérarchiques : Relevant de la Directrice de la Division des Services administratifs, l'Assistant à la gestion des documents est responsable de la gestion de l'imprimerie et de la salle du courrier de l'Union interparlementaire (UIP), il coordonne la production et l'expédition des documents pour l'UIP et assure l'archivage électronique des documents officiels dans une bibliothèque numérique.

Responsabilités : Les fonctions spécifiques de l'Assistant à la gestion des documents sont les suivantes :

• Planifier et programmer les tâches de l'imprimerie et de la salle de courrier en coordination avec les autres divisions de l'UIP ; 
• Reproduire les documents et publications selon les demandes des différentes divisions ; recueillir et comprendre les demandes, la préparation des documents ; suggérer des options de mise en page alternatives pour réduire les coûts ; organiser l'impression à la demande sur des supports appropriés, la finition à la demande, la livraison de colis en cas de besoin ;
• Classer les documents officiels de l'UIP, remettre des copies aux archives et enregistrer des copies électroniques ;
• Envoyer des documents et des publications aux Membres et aux différentes catégories de correspondants selon les besoins ; 
• Répondre aux demandes de publications et maintenir un registre des demandes ; organiser le stock de publications ;
• Maintenir les listes de diffusion à jour pour les envois postaux et électroniques ;  Rassembler les documents officiels à imprimer lors de l'Assemblée, à la fois sur papier et sous forme électronique ; 
• Organiser les appels d'offres pour l'achat de papier et les services d'expédition, conformément aux règles des appels d'offres de l'UIP ; 
• Planifier et programmer l'envoi de matériel de l'UIP pour les Assemblées en consultation avec le transporteur et le parlement d'accueil ;
• Préparer et distribuer les malles d'expédition pour les différentes divisions et préparer les documents douaniers requis ;
• Tenir un registre de tous les documents d'expédition ;
• Vérifier toutes les factures relatives aux différentes expéditions avant qu'elles ne soient transmises pour paiement ;
• Gérer les envois postaux, y compris la collecte du courrier au bureau de poste et l'envoi de courrier et de colis ; 
• Travailler avec d'autres collègues assistants de la division pour reprendre certaines de leurs tâches pendant leurs absences selon les instructions ; 
• Effectuer d'autres tâches qui peuvent lui être attribuées par la Directrice et qui sont compatibles avec les responsabilités de ce poste.

Durant les périodes des Assemblées (deux fois par an) :

• Organiser les appels d'offres pour la location de copieurs pour les Assemblées et réunions à Genève ; 
• Organiser et superviser le travail de l'unité de reproduction en coopération avec le comité d'organisation ; 
• Organiser le service de distribution de documents et donner des instructions au personnel local engagé pour distribuer les documents ;
• Veiller à ce que les documents soient distribués aux délégués avant et pendant les séances ; 
• Préparer des jeux de documents pour toutes les réunions et veiller à ce qu'ils soient disponibles dans les délais ;
• Donner des instructions aux assistants de conférence dans les salles de réunion et superviser leur travail ;
• Assimiler la décision de l'UIP d'imprimer moins de copies papier en conformité avec sa politique PaperSmart.

Ce travail suppose des contacts fréquents avec :

• le Secrétariat 
• les sociétés de douane et de transport
• les fournisseurs agréés
• durant les Assemblées à l'étranger :
•  - les délégations parlementaires
•  - le personnel du comité d'organisation

Résultats attendus :

Exécuter toutes les tâches nécessaires pour s'assurer que les documents soient distribués aux Membres de façon rentable et à temps. Faire preuve d'une bonne connaissance du fonctionnement de l'UIP et de ses activités, de flexibilité continue et d'une capacité à travailler sous pression. Il convient de noter que cette description de poste évoluera vers une gestion des données de plus en plus électronique au cours des prochains mois dans un souci d'adaptation à un environnement exigeant moins de papier. Le titulaire devra donc pouvoir publier des documents électroniques sur différents supports selon les besoins.

Compétences :

• Professionnalisme : capacité à travailler sous pression et à respecter des délais serrés. Autonome, déterminé et motivé, cohérent et régulier. Capacité éprouvée à produire un travail de qualité ;
• Planification et organisation : compétences avérées d'organisation ; capacité à gérer un grand volume de travail d'une manière efficace et en temps opportun ; capacité à gérer plusieurs tâches simultanément ;
• Communication : aptitude à s'exprimer par écrit de façon claire et concise en français et en anglais et à communiquer oralement dans les deux langues ;
• Connaissance des technologies : maîtrise des applications de bureau ; publication en ligne et sur d'autres médias tels que les applications portables. Maîtrise de la manipulation des mécanismes d'impression complexes pour effectuer l'impression à la demande de publications ; connaissances des contrôleurs PRISMAsync/Fiery;
• Travail en équipe : bonnes aptitudes relationnelles ; capacité à travailler dans un environnement multiculturel, multi-ethnique avec sensibilité et respect de la diversité ; esprit d'équipe ; adaptabilité aux environnements et conditions de travail variables ;
• Volonté de perfectionnement : volonté de se tenir au courant des nouveaux développements dans le domaine concerné et de développer des compétences propres ;
• Confidentialité, tact, bonnes connaissances générales.

Qualifications :

• Education : diplôme post-secondaire ou spécialisé dans les techniques d'impression (arts techniques, industrie de l'impression, opérateur d'impression, spécialiste de la gestion des documents et des techniques de numérisation), et connaissance et compréhension des techniques d'impression et de gestion électronique des données ;
• Expérience : au moins deux ans de formation pertinente dans le domaine de la reproduction de documents et de l'expédition, y compris expérience de la supervision d'une petite équipe de personnel temporaire ;
• Langues : excellentes aptitudes de lecture et d'écriture en français ou en anglais, et connaissance pratique de l'autre langue ; la connaissance de l'espagnol, de l'arabe et/ou d'autres langues serait un avantage ; 
• Autres compétences : capacité démontrée de travailler avec les technologies de l'information, en particulier les conversions de formats de fichier et la manipulation de documents.

Devoirs applicables à l'ensemble du personnel :

Travailler activement à la réalisation des objectifs stratégiques de l'UIP. Accepter toute autre tâche ou responsabilité professionnelle qui peut être attribuée par la Directrice ou le Secrétaire général.

Rémunération :

L’Union interparlementaire propose un traitement et des avantages attrayants comparables à ceux que proposent les autres organisations internationales basées à Genève. Le traitement net pour ce poste débute à 67 376 francs suisses, suivant la formation et l’expérience.

Politique en matière de recrutement :

Le poste sera pourvu à l’issue d’une procédure de recrutement locale ouverte aux candidatures internes et externes. A qualifications égales, la préférence sera donnée aux candidats du sexe sous-représenté et aux personnes originaires de pays non représentés au Secrétariat.

Ce poste, basé à Genève, implique des voyages. Le contrat est d’une durée initiale de deux ans, renouvelable sous réserve de résultats satisfaisants et de la disponibilité du financement.