Assistant administratif/Assistante administrative, Programme du partenariat entre hommes et femmes (G5)

Contexte organisationnel et relations hiérarchiques :

Sous la supervision de la Responsable du Programme du partenariat entre hommes et femmes, l'assistant administratif/ l’assistante administrative apporte un appui administratif et logistique au Programme et une aide à la recherche. Il ou elle est responsable des tâches ci-dessous :

Appui administratif et logistique :

• apporter un appui administratif et logistique à l'organisation de réunions internationales, régionales et nationales au Siège de l'UIP ainsi qu’à l’extérieur. Cette tâche inclut le travail de liaison avec les parlements hôtes, les organisateurs locaux et les participants, un appui logistique aux invités, la préparation des documents nécessaires et l'accompagnement de personnels en mission ;
• organiser les déplacements des personnels du Programme et des collaborateurs externes, préparer les formulaires d'autorisation de déplacement, faire le lien avec l'agence de voyages, enregistrer les factures et assurer le suivi des règlements ;
• organiser des réunions et des réceptions officielles, se charger de tous les préparatifs nécessaires (réservation de chambres, liste des invités et des participants, invitations, restauration, répartition des sièges, documentation de travail, équipements spéciaux) ;
• apporter une assistance à la préparation et à l'organisation du Forum et du Bureau des femmes parlementaires et aux travaux du Comité chargé de promouvoir le respect du droit international humanitaire ; préparer les convocations et d'autres courriers administratifs ; préparer les documents et les dossiers de réunion pour le personnel et les participants ; répondre aux demandes de ces derniers en matière d’organisation et aider au suivi des activités ;
• apporter une aide administrative globale : répondre aux demandes de renseignement et questions complexes, organiser et gérer des dossiers et des archives ;
• rédiger des notes et des rapports de réunion ;
• préparer les contrats des collaborateurs externes ;
• assurer la coordination avec les autres programmes de l'UIP en vue d’un partage d’informations ;
• aider au suivi du budget.​​

Aide à la recherche :

• compiler, résumer et saisir des données sur les femmes dans les parlements et la participation des femmes en politique ;
• répondre avec rapidité et diligence aux demandes d'information sur les femmes dans les parlements ;
• tenir à jour des feuilles de calcul et en élaborer de nouvelles, créer des tableaux, des figures et d'autres supports visuels à insérer dans des publications ;
• collecter et compiler des informations de base sur l'égalité des sexes et la participation des femmes en politique ;
• tenir à jour un corpus électronique d'études, de rapports et de recherches sur le genre (produits notamment par des universités, des centres de recherche et des organisations internationales) ;
• contribuer à l'actualisation du site web de l'UIP.​

Elaboration et mise en œuvre d'outils de gestion et de communication :

• proposer et élaborer des outils de gestion de projet visant à faciliter les travaux du Programme, son organisation et la mise en œuvre de ses activités ;
• élaborer et tenir à jour un fichier de contacts pour le Programme ;
• élaborer des outils pour faciliter la collecte de données pour les rapports d'activité du Programme ;
• préparer des présentations PowerPoint et d'autres supports de communication sur les activités du Programme ;
• contribuer à développer la communication et la couverture dans les médias sociaux ;
• élaborer et entretenir des outils pour faciliter le suivi des données ventilées par sexe issues des activités du Programme ;
• appuyer les efforts d'analyse comparative et de contrôle des performances menés par le Programme.
• Assurer les autres tâches qui lui sont confiées.​

Le travail comprend des interactions avec :

• le personnel de l'UIP
• les parlementaires et le personnel des parlements
• des instituts de recherche et des organisations non gouvernementales.​

Compétences :

• Professionnalisme : faire preuve d'une grande sûreté de jugement dans la réalisation des tâches ; tirer de la fierté du travail et des accomplissements ; faire preuve de conscience professionnelle et d'efficacité dans la réalisation des engagements, le respect des dates butoir et l'obtention de résultats ; trouver davantage de motivation dans les préoccupations professionnelles que personnelles ; faire preuve de ténacité face aux problèmes difficiles et aux défis ; garder son calme en situation de stress ; intégrer la question de l’égalité des sexes et de la parité entre les femmes et les hommes à tous les domaines de travail.
• Communication : s'exprimer clairement et efficacement à l'oral comme à l'écrit ; savoir écouter les autres, interpréter correctement le message d'autrui et y répondre de manière appropriée ; poser des questions à des fins d'explicitation et s'intéresser à l'établissement d'un véritable dialogue ; être capable d'ajuster la langue, le ton, le style et la forme en fonction du public ; faire preuve d'ouverture en diffusant les informations et en tenant chacun informé.
• Connaissance de l'Organisation : savoir faire état de ses connaissances sur l'Organisation et intégrer ses objectifs.
• Connaissances technologiques : se tenir au courant de l’évolution des technologies ; comprendre les possibilités et les limites d'application des technologies au travail administratif ; chercher activement à faire usage des technologies dans les tâches qui s'y prêtent ; avoir la volonté d’apprendre de nouvelles technologies.
• Travail d'équipe : travailler en collaboration avec les collègues à la réalisation des objectifs de l’Organisation ; avoir envie d’apprendre des idées et de l'expertise d’autrui ; appuyer les décisions finales du groupe et agir en conséquence, y compris quand ces décisions ne reflètent pas totalement son opinion propre ; mettre en avant les réussites de l’équipe et partager la responsabilité des imperfections.
• Orientation client : établir et maintenir de bonnes relations avec les parlementaires, les collaborateurs externes et les collègues.
• Volonté d’apprendre en permanence : chercher activement à s’informer des dernières évolutions du domaine pertinent et à développer ses propres compétences.

Exigences de qualification et d’expérience :

• achèvement des études secondaires et formation en secrétariat ou autre formation équivalente ;
• cinq années d’expérience dans un poste d’assistance administrative ;
• solide expérience du travail pour les organisations internationales. La connaissance du travail en milieu parlementaire est souhaitée ;
• expérience avérée de l’organisation de réunions et d’événements ;
• connaissance pratique avérée du traitement de texte, des applications de base de données et de l’utilisation d’Internet pour le recueil et la diffusion d’informations ;
• connaissance pratique avérée de l’utilisation des outils de gestion de projet ;
• connaissances de base en statistiques ;
• parfaite maîtrise et excellentes compétences de lecture et d’écriture en anglais ou en français, et aptitude à travailler dans ces deux langues ; des connaissances dans d’autres langues (en particulier l’espagnol et l’arabe) sont souhaitées.

Exigences applicables à l’ensemble du personnel :

Œuvrer activement à la réalisation des objectifs stratégiques de l’UIP ; assumer les autres tâches et responsabilités qui pourraient être assignées par le Secrétaire général.

Rémunération :

L’Union interparlementaire propose un traitement et des avantages attrayants comparables à ceux d’autres organisations internationales basées à Genève. Le traitement net pour ce poste débute à 73 876 francs suisses en fonction de la formation et de l’expérience.

Politique en matière de recrutement :

Le poste sera pourvu à l’issue d’une procédure de recrutement locale ouverte aux candidatures internes et externes. A qualifications égales, la préférence sera donnée aux candidats du sexe sous-représenté et aux personnes originaires de pays non représentés au Secrétariat de l'UIP.

Ce poste, basé à Genève, implique des déplacements fréquents. La durée initiale du contrat est de deux ans, renouvelable sous réserve de résultats satisfaisants et de la disponibilité des financements correspondants.