Assistant(e) administratif(ve) aupres de la Directrice des Programmes, G5

Cadre organisationnel et relations hiérarchiques

Sous la supervision directe de la Directrice de la Division des programmes, l'Assistant administratif fournit un appui administratif et logistique à celle-ci. Il ou elle s'acquitte des fonctions suivantes :

Appui administratif et logistique à la Directrice 

• Fournir un soutien administratif et logistique dans l'organisation des activités de la Directrice. Il s'agit notamment de gérer l'emploi du temps de la Directrice, de fixer les rendez-vous, de préparer le calendrier mensuel des événements, d'effectuer un suivi de ses engagements, missions et absences officiels, et de résoudre les conflits d'emplois du temps.
• Assurer la transmission d'informations entre la Directrice et le personnel de la Division (dans les deux sens). Informer et rappeler au personnel responsable les dates de suivi et les échéances pour les réponses et actions spécifiques.
• Gérer la correspondance pour la Directrice, traiter le courrier à destination et en provenance de la Directrice : analyser et rediriger le courrier et la correspondance. Réceptionner les demandes et les transmettre aux membres du personnel concernés. Répondre, en l'absence de personnel de la Division ou selon le besoin, aux demandes de renseignements des partenaires externes.
• Rédiger la correspondance à faire signer par la Directrice en anglais et en français ; vérifier que la correspondance transmise à la Directrice pour signature est conforme, la réviser au besoin.
• S'occuper des préparatifs de voyage de la Directrice et d'autres membres du personnel de la Division ou des consultants sur demande, y compris les itinéraires, l'hébergement et les visas. Préparer les dossiers de mission de la Directrice.
• Tenir à jour une base de données électronique des contacts de la Directrice.

Appui administratif général pour la Division

• Organiser et documenter les réunions hebdomadaires de coordination au sein de la Division ; rédiger les procès-verbaux et tenir un historique des réunions ;
• Préparer les calendriers des événements, des missions et des absences pour la Division. Tenir à jour la feuille de calcul sur les missions et les experts voyageant pour l'UIP, et fournir des statistiques pour le rapport annuel de l'UIP ;
• Proposer et mettre au point des outils de gestion de projet visant à faciliter la coordination des travaux de la Division, son organisation et la mise en œuvre de ses activités ;
• Aider à la préparation du budget et du programme de travail de la Division et tenir à jour les documents de contrôle budgétaire ainsi que les résultats ; préparer les autorisations de paiement pour les services achetés par la Division ; examiner l'état des dépenses engagées et les comparer aux budgets approuvés ;
• Aider à la préparation des conférences, réunions et manifestations en prenant les dispositions pratiques nécessaires telles que le contrôle des préparatifs logistiques, la collaboration avec les participants, les homologues locaux et les hôtels, et la supervision de la préparation des documents de travail ;
• Fournir des services généraux de soutien administratif pour la Division ; assurer les services de secrétariat pour la préparation des documents et coordonner les contacts avec les différents responsables dans le cadre des sessions des Comités organisés à l'occasion des Assemblées de l'UIP ;
• Aider à la création et à la gestion de sondages en ligne à l'appui de la recherche effectuée au sein de la Division ;
• Effectuer toute autre tâche qui lui est attribuée.

Il ou elle sera amené(e) à travailler en relation avec

• Le personnel de l'UIP
• Des parlementaires et des fonctionnaires parlementaires
• Des instituts de recherche et des organisations non gouvernementales

Compétences

• Professionnalisme : démontre sa capacité à faire preuve de jugement dans le cadre des missions qui lui sont confiées. Fait preuve de fierté dans son travail et ses réalisations ; est consciencieux et efficace dans le respect de ses engagements et des échéances, et dans l'atteinte de résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance lorsqu'il fait face à des défis et des problèmes épineux ; demeure calme dans des situations éprouvantes. Intègre les perspectives de genre et la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail.
• Communication : fait preuve d'une aptitude à l'expression orale et à la rédaction claires et efficaces ; écoute les autres, interprète avec justesse les messages des autres et répond de manière adéquate ; pose des questions pour obtenir des précisions et manifeste son intérêt à communiquer dans les deux sens ; adapte son langage, son ton et son style en fonction de ses interlocuteurs ; se montre ouvert à partager les informations et à tenir les personnes informées.
• Connaissance de l'Organisation : démontre une bonne connaissance de l'Organisation et souscrit à ses objectifs.
• Connaissance des technologies : se tient au courant des technologies existantes ; cherche activement à utiliser la technologie pour les tâches appropriées ; montre sa volonté d'apprendre de nouvelles technologies.
• Travail d'équipe : collabore avec ses collègues pour atteindre les objectifs de l'Organisation ; est disposé à profiter des idées et de l'expertise des autres pour apprendre ; soutient la décision finale du groupe et agit en accord avec celle-ci, même lorsqu'elle ne reflète pas entièrement sa position ; partage la responsabilité des réussites de l'équipe comme de ses échecs.
• Orientation client : établit et entretient des relations efficaces avec les parlementaires, les collaborateurs externes et les collègues.
• Volonté de perfectionnement : cherche activement à se tenir informé des nouveautés dans le domaine concerné et à développer ses propres compétences.

Qualifications et expérience

• Diplôme d'études secondaires avec une formation en secrétariat ou l'équivalent ; une formation supérieure en relations internationales ou en langues est souhaitable ;
• Cinq ans d'expérience de soutien administratif ;
• Solide expérience de travail dans un environnement international ; il est souhaitable d'avoir une bonne connaissance du travail parlementaire ;
• Expérience avérée dans l'organisation de réunions et d'événements ;
• Parfaite maîtrise de l'anglais ou du français, excellentes aptitudes à la lecture et à l'écriture, et capacité à travailler dans les deux langues ; une certaine connaissance d'autres langues (notamment l'espagnol ou l'arabe) est souhaitable.

Exigences applicables à l’ensemble du personnel

Œuvrer activement à la réalisation des objectifs stratégiques de l'UIP. Accomplir toute autre tâche se rapportant à la fonction qui pourrait être confiée par le Secrétaire général.

Rémunération

L’Union interparlementaire propose un traitement et des avantages attrayants comparables à ceux qu’offrent les autres organisations internationales basées à Genève. Le traitement net pour ce poste débute à 74 343 CHF en fonction de la formation et de l'expérience.

Politique en matière de recrutement

Le poste sera pourvu à l’issue d’une procédure de recrutement locale ouverte aux candidatures internes et externes. A qualifications égales, la préférence sera donnée aux candidats du sexe sous-représenté et aux personnes originaires de pays non représentés au Secrétariat.

Ce poste, basé à Genève, implique des déplacements fréquents. La durée initiale du contrat est de deux ans, renouvelable sous réserve de résultats satisfaisants et de la disponibilité du financement.