Assistant(e) principal(e), Service du contrôle des documents, Division des Parlements membres et des Relations extérieures, Grade G6

Cadre organisationnel et rapports hiérarchiques 

Placé(e) sous l’autorité de la Directrice de la Division des Parlements membres et des Relations extérieures, l’Assistant(e) principal(e) du Service du contrôle des documents supervise le personnel permanent et temporaire du Service.

Responsabilités

Dans le cadre des fonctions qui lui sont déléguées, l’Assistant(e) principal(e) du Service du contrôle des documents sera appelé(e) à :

• Centraliser les documents à éditer/traduire et veiller au bon déroulement de toutes les étapes du processus – mise en page, édition, traduction, vérification croisée et publication des documents sur le site web de l’UIP, le cas échéant –, ainsi qu’au respect des délais impartis.
• Contrôler les documents produits avant et pendant les Assemblées et autres réunions de l’UIP.
  • Établir, en concertation avec les responsables d’autres services et divisions, la liste des documents devant être préparés et imprimés pour les Assemblées ;
  • Réceptionner et contrôler les documents pendant les Assemblées, et informer les délégations des règles, procédures et délais qui s’appliquent pour la soumission de documents ;
  • Vérifier la recevabilité de certains documents (en termes de délais, par exemple), et tenir à jour d’autres documents en concertation avec la Directrice de la Division, si nécessaire ;
  • Accuser réception de certains documents d’entente avec la Directrice de la Division, le cas échéant ;
  • Coordonner ses tâches avec celles du Service linguistique de façon que les délais soient respectés et que les Membres de l’UIP reçoivent les documents en temps voulu ;
  • Contrôler la présentation et la cohérence des versions anglaise et française de tous les documents de l’Assemblée et d’autres documents courants de l’UIP, et vérifier le respect des usages propres à l’UIP.
• Rédiger des courriers standard ainsi que d’autres documents de base en anglais et en français.
  • Élaborer des projets de documents après avoir consulté les responsables de différents services et/ou divisions (ordres du jour, convocations, etc.).
• Gérer un système de classement pour le Service du contrôle des documents, sur papier et sur serveur. Conserver ou détruire des fichiers conformément à une politique de conservation des documents approuvée. Procéder au tri et à l’inventaire des documents avant leur archivage.
  • Tenir à jour et organiser les dossiers des Membres et des Observateurs de l’UIP ainsi que d’autres institutions et organisations, afin que tous les courriers entrants et sortants y soient regroupés.
  • Tenir à jour d’autres documents de référence et créer de nouveaux documents, en coordination avec la Directrice de la Division et d’autres divisions et services du Secrétariat de l’UIP ; classer tous les documents des Assemblées et d’autres réunions spécialisées ;
  • Aider ses collègues à la recherche de documents ou de courriers ;
  • Contribuer à la mise en œuvre d’un système de classement électronique en vue d’un projet de numérisation des archives.
• Superviser l’élaboration et la gestion d’une nouvelle base de données en ligne axée sur les groupes et commissions de travail de l’UIP, et contrôler ses mises à jour.
• Organiser et coordonner les travaux du service de saisie de texte.
• Proposer, en cas de besoin, des solutions pour adapter ou améliorer les méthodes de travail afin d’assurer le meilleur rapport coût-efficacité.
  • Organiser les travaux du Service de manière à assurer son bon fonctionnement pendant l’année ;
  • Évaluer la charge de travail à différentes périodes de l’année et proposer des solutions pour qu’elle puisse être absorbée tout au long de l’année, y compris pendant les périodes de vacances.
• Recruter et superviser des collaborateurs externes.
  • Pendant les Assemblées de l’UIP, superviser les membres anglophones et francophones de l’équipe responsable de la saisie de texte (collaborateurs permanents et temporaires), et distribuer le travail ;
  • Former les nouveaux collaborateurs, superviser leur travail et apporter un soutien technique aux secrétaires/personnel responsable de la saisie de texte ;
  • Donner son avis lors du recrutement de personnel temporaire responsable de la saisie de texte et organiser les tests auxquels les candidats seront soumis.
• Apporter un soutien administratif pour certaines réunions spécialisées (Conférence parlementaire sur l’Organisation mondiale du commerce, Réunion parlementaire à l’occasion de la Conférence des Nations Unies sur les changements climatiques, etc.).
• Exécuter des travaux de secrétariat et fournir un soutien administratif général à la Division.
• Saisir et formater des lettres, des rapports et des documents en anglais et en français, notamment des tableaux statistiques.
• Scanner des documents et convertir des fichiers électroniques dans un autre format ; réceptionner et distribuer des documents sur papier, par fax et par courriel.
• Effectuer d’autres tâches qui peuvent lui être attribuées par la Directrice de la Division des Parlements membres et des Relations extérieures et qui sont compatibles avec les responsabilités de ce poste.

L’Assistant(e) principal(e) du Service du contrôle des documents sera amené(e) à travailler fréquemment avec :

• Le personnel de la Division des Parlements membres et des Relations extérieures
• Le personnel du Secrétariat de l’UIP
• Les membres des délégations
• Le personnel temporaire (secrétaires, traducteurs)

Résultats attendus

Une gestion courante et solide du service, une organisation et une distribution ponctuelles du travail afin de respecter les délais établis par les Statuts et Règlements de l’UIP. Une excellente coordination avec d’autres services, notamment avec le service linguistique, afin d’assurer une organisation fluide et rationnelle du travail. Un soutien régulier et solide à d’autres services dans la recherche de correspondances et d’autres documents conservés dans les dossiers en cours. Une bonne coordination du travail du Service de saisie de texte lors des réunions de l’Assemblée de l’UIP, et une bonne information des délégués concernant les services fournis.

Compétences

Professionnalisme : bonnes capacités en matière d’organisation et dynamisme pour coordonner le travail d’une équipe. Bonne connaissance des politiques, procédures et pratiques de l’UIP. Sens de l’initiative et capacité avérée à anticiper les besoins et les mesures à prendre en conséquence.

Planification et organisation : compétences avérées en matière d’organisation ; capacité à proposer des solutions et à gérer un grand volume de travail d’une manière organisée et efficace et en respectant les délais ; capacité à gérer plusieurs tâches en même temps.

Communication : aptitude à rédiger de façon claire et concise et à communiquer oralement avec efficacité.

Connaissance des technologies : maîtrise des applications de bureau.

Travail en équipe : bonnes aptitudes relationnelles ; capacité à travailler dans un environnement multiculturel et multiethnique avec sensibilité et respect de la diversité.

Volonté de perfectionnement : initiative et volonté d’acquérir de nouvelles compétences.

Qualifications

Formation : diplôme de fin d’études secondaires ou de niveau équivalent.

Expérience : plusieurs années d’expérience dans le domaine du contrôle des documents.

Connaissances linguistiques : excellente connaissance pratique de l’une des deux langues officielles de l’UIP et très bonne connaissance de l’autre langue.

Autres compétences : bonne connaissance des logiciels de traitement de texte, entre autres, et bonne vitesse de traitement de texte.

Exigences applicables à l’ensemble du personnel

Œuvrer activement à la réalisation des objectifs stratégiques de l’UIP. S’acquitter de toute autre tâche ou responsabilité liée au travail telle que déterminée par le Secrétaire général.

Rémunération

L’Union interparlementaire propose un traitement et des avantages attrayants comparables à ceux d’autres organisations internationales basées à Genève. Le traitement annuel net pour ce poste débute à 82 401 francs suisses, en fonction de la formation et de l’expérience du titulaire.

Politique en matière de recrutement

Le poste sera pourvu à l’issue d’une procédure de recrutement locale ouverte aux candidatures internes et externes. À qualifications égales, la préférence sera donnée aux candidats du sexe sous-représenté et aux personnes originaires de pays non représentés au Secrétariat.

Ce poste, basé à Genève, implique des déplacements fréquents. Le contrat est d’une durée initiale de deux ans, renouvelable sous réserve de résultats satisfaisants et de la disponibilité du financement.