Appel d'offres: Service de gestion d'élections en ligne

CONTEXTE

L'Union interparlementaire (UIP) est l'organisation mondiale des parlements nationaux. Elle rassemble 179 Parlements membres. Les principales organisations parlementaires régionales et autres font aussi partie de la grande famille de l'UIP en tant que Membres associés et Observateurs permanents. L'UIP, institution engagée en faveur de la gouvernance, des institutions et des valeurs démocratiques, collabore avec les parlements et les parlementaires à se faire le relais des besoins et des aspirations des peuples et à y apporter des réponses. Elle œuvre en faveur de la paix, de la démocratie, des droits de l'homme, de l'égalité des sexes, de l'autonomisation des jeunes et du développement durable en prenant appui sur le dialogue politique, la coopération et l'action parlementaire.

Depuis sa création en 1889, l'UIP se consacre à promouvoir le dialogue et la diplomatie parlementaires entre les nations. Aujourd'hui encore, elle continue d’offrir aux parlementaires du monde entier une plateforme leur permettant de se réunir, d'échanger leurs bonnes pratiques et de dégager des perspectives d'action.

En raison de la pandémie de COVID-19 qui s'est déclenchée début 2020 et du confinement qu'un grand nombre de pays ont de ce fait décidé d'instaurer, plusieurs réunions organisées par l'UIP ont dû être annulées, repoussées ou leur format transformé en réunions en ligne ou hybrides. La réunion du Conseil directeur au cours de laquelle devaient avoir lieu des élections aux organes de direction de l'UIP en faisait notamment partie et il a été décidé que ces élections se dérouleraient en ligne début novembre 2020.

OBJECTIF

L'objectif du présent appel d'offres est d'acquérir un service de gestion d'élections en ligne compétitif et de qualité optimale susceptible de constituer une plateforme mondiale de toute confiance offrant un degré élevé de sécurité, confidentialité, fiabilité et contrôle.

L'UIP s'attend à ce que le prestataire de services sélectionné collabore avec elle ainsi qu'avec un vérificateur indépendant extérieur dans le cadre de la prestation de ces services électoraux.  Le prestataire doit être en mesure de fournir une plateforme de vote en ligne principale, doublée d'une méthode de vote de secours (par exemple par téléphone ou SMS) permettant de mener à bien un scrutin à plusieurs tours (s'il y a lieu) se déroulant sur un créneau horaire de 24 heures.

Pour l'instant, la date envisagée pour ces élections se situe dans le courant de la première semaine de novembre 2020. Elles se dérouleront au scrutin secret sur deux tours de scrutin en ligne au maximum, auxquels s'ajoutera un scrutin d'essai, prévu environ deux semaines avant. Nous prévoyons la participation d'environ 550 votants. Les élections seront vérifiées par un contrôleur extérieur indépendant, ainsi que par les scrutateurs désignés par le Conseil directeur de l'UIP.

CONDITIONS

Le prestataire de service doit pouvoir garantir les fonctionnalités énumérées ci-dessous. Pour être considérée comme valable, une proposition doit préciser les moyens mis en œuvre pour assurer le respect de ces conditions :

• Ouverture d'un premier tour de scrutin en définissant le créneau de vote (début/fin, date/heure) et le choix offert aux votants (liste de candidats). À ce stade :
  • création d'une liste des personnes dûment autorisées à voter
  • création et publication des informations relatives au vote
  • vérification du quorum (le règlement de l'UIP prévoit que le quorum est atteint lorsque plus de la moitié des personnes autorisées à voter ont exprimé leur suffrage).
• Envoi des instructions de vote dans des conditions sûres et vérifiables à toutes les personnes dûment autorisées à voter, à savoir bulletins de vote et toutes les informations les accompagnant.
• Suffrages standard :
  • les votants sont en mesure d'accéder à un portail de vote en ligne à deux niveaux d'authentification ;
  • le prestataire de service (ainsi que le contrôleur externe et les scrutateurs) peut suivre les tentatives, abouties ou non, pour accéder au portail de vote et vérifier que toutes les tentatives abouties sont légitimes ;
  • les votes sont enregistrés en les dissociant de toute information permettant l'identification (le scrutin se tient à bulletin secret) ;
  • l'acte de vote est enregistré, ce qui exige l'enregistrement de toutes les données de la transaction (date, heure, informations de connexion, etc.) et leur mise en lien avec l'identité du votant ;
  • le prestataire doit pouvoir garantir que les votants ne pourront exprimer leur suffrage qu'une seule fois ;
  • une fois exprimé, un suffrage ne peut pas être modifié ;
  • le votant est informé de la réussite (ou de l'échec) de sa tentative de vote.
• Suffrages spéciaux :
  • Lorsqu'un votant dûment inscrit n'est pas en mesure d'accéder au système de vote principal (standard), une procédure de secours est à sa disposition pour lui permettre de s'identifier et d'exprimer manuellement son suffrage, qui sera enregistré dans le système au moyen d'une procédure secondaire (par exemple téléphone ou SMS). Le système doit enregistrer le caractère "spécial" de ce suffrage.
• Une fois le tour de scrutin clos, il ne doit plus être possible de voter et le système doit rassembler les suffrages standard et les suffrages spéciaux (tout en conservant une liste des suffrages de chaque catégorie).
• Le système décompte automatiquement tous les suffrages exprimés en précisant :
  • le total des suffrages standard exprimés
  • le total des suffrages spéciaux exprimés
  • le taux de participation
  • le total des suffrages exprimés nuls ou n'ayant pas abouti
  • l'existence ou non d'un quorum
  • le nombre de suffrages valables recueillis par chaque candidat.
• Le contrôle du scrutin permet d'établir :
  • qui a réussi à voter
  • qui a voté au moyen de la procédure spéciale
  • qui a tenté de voter sans réussir
  • qui n'a pas voté.
• Les résultats et le contrôle d'un tour de scrutin, qui seront publiés par le Secrétariat et le Conseil directeur de l'UIP, comprennent les indications suivantes :
  • quorum
  • total des suffrages exprimés, en précisant le nombre de suffrages standard et le nombre de suffrages spéciaux
  • total des suffrages recueillis par chaque candidat
  • déclaration du résultat.
• Confirmation de l'issue de la procédure, à savoir :
  • le scrutin ou le décompte (p. ex. absence de quorum) posent problème ;
  • le quorum a été atteint mais aucun candidat n'a recueilli suffisamment de suffrages (soit plus de 50 % des suffrages) pour remporter l'élection. Dans une telle éventualité, un deuxième tour de scrutin doit être organisé, ce qui exige de préparer une nouvelle liste de candidats, composée des deux candidats ayant recueilli le plus grand nombre de suffrages au premier tour. Un deuxième tour de scrutin a lieu ;
  • le quorum a été atteint et un candidat a recueilli un pourcentage de suffrages suffisant pour remporter l'élection.
• Sécurité
  • Le système retenu doit donner la preuve de sa fiabilité pour ce qui est des fonctionnalités serveur et client ;
  • le vote électronique doit être protégé par un niveau de cryptage adapté, passant notamment par une authentification à deux niveaux de sécurité.
• Performance et convivialité
  • Le système doit être performant pour tous les participants, notamment ceux dont le débit de données est faible ;
  • le fournisseur du système doit être en mesure de garantir que les méthodes de vote principale et secondaire resteront opérationnelles sans interruption tout au long d'un créneau horaire de 24 heures ;
  • le système doit être d'une prise en main aisée pour les utilisateurs débutants.
• Accessibilité
  • Le fournisseur doit prouver que sa solution respecte les normes d'accessibilité courantes en vigueur ;
  • la technologie et la procédure mises en œuvre ne doivent imposer aucune restriction ni limite désavantageant un votant. Aucun votant ne doit donc être exclu du vote en raison de son lieu de vie ou du territoire sur lequel il se trouve.

• Contrôle
  • Des mécanismes de contrôle de la qualité vérifiables doivent être en place ;
  • le prestataire retenu doit prévoir d'accueillir physiquement un contrôleur indépendant ;
  • le Secrétariat et les scrutateurs de l'UIP doivent disposer pendant le scrutin d'un tableau de bord leur assurant un accès à distance sécurisé.
• Langues
  • Tout le matériel et la procédure doivent être disponibles en anglais et en français

CRITÈRES DE SÉLECTION

Les offres seront évaluées sur la base des critères suivants :

• qualité des solutions proposées et adéquation aux exigences posées
• expérience et réputation passées
• coûts et rapport qualité-prix d'ensemble
• solidité financière

BUDGET

• Veuillez préciser la répartition/ventilation de votre offre chiffrée et l'échéancier de règlement.
• Le détail de la répartition des coûts doit être précisé, notamment :
  • les coûts fixes et les coûts par votant (ou groupe de votants). Cette évaluation doit établir une distinction claire entre les coûts générés par les deux méthodes de vote (primaire et secondaire) en précisant les hypothèses sous-tendant ces calculs ;
  • les tarifs à la journée (en précisant les créneaux horaires assurés) ;
  • les tarifs à la demi-journée (en précisant les créneaux horaires assurés) ;
  • la durée des dépassements d'horaire et leur coût.
• Le prix de l'offre doit être un prix d'ensemble. Si l'offre exclut certains coûts ou honoraires, une liste détaillée des postes exclus, assortie d'explications, doit être fournie.
• Le prix proposé doit inclure la rémunération du prestataire.

Note : L'UIP est une organisation internationale non assujettie à la taxe à la valeur ajoutée (TVA) en Suisse.