Assistant(e) bilingue, Contrôle des documents, Division des Parlements membres et des Relations extérieures (G4)

Contexte organisationnel et liens hiérarchiques 

L’Union interparlementaire (UIP) est l’organisation mondiale des parlements. Lorsqu’elle a été fondée il y a plus de 130 ans pour encourager la coopération et le dialogue entre toutes les nations, c’était la première organisation politique multilatérale à voir le jour. Elle compte aujourd’hui 179 Parlements membres et 13 organismes parlementaires régionaux. Elle œuvre pour la démocratie et aide les parlements à se renforcer, se rajeunir, se rapprocher de la parité hommes-femmes et à représenter la population dans toute sa diversité. Elle défend aussi les droits de l’homme des parlementaires par le biais d’un comité de parlementaires issus de toutes les régions du monde et dévoués à cette cause. Deux fois par an, elle convoque plus de 1 500 délégués et parlementaires à une assemblée mondiale et apporte une dimension parlementaire à la gouvernance mondiale, et notamment aux travaux de l’ONU et à la mise en œuvre des objectifs du Programme de développement durable à l’horizon 2030.

Placé(e) sous l'autorité directe de l'Assistante principale chargée du Service du contrôle des documents, l'Assistant(e) bilingue exécute des travaux de secrétariat et de bureau et fournit un soutien administratif, notamment en ce qui concerne la tenue des dossiers et la correspondance pour la Division et lors des Assemblées de l'UIP, ainsi que pour les autres organes statutaires, s'il y a lieu.

Responsabilités : dans le cadre de ses fonctions, l'Assistant(e) sera appelé(e) à :

• Rédiger les procès-verbaux et les comptes rendus des réunions, s'il y a lieu
• Mettre en page et relire les courriers, les rapports et autres documents, y compris les tableaux statistiques, en anglais et en français
• Rédiger des courriers standard et d'autres documents de base dans les deux langues
• Éditer les documents rédigés par d'autres, relire et vérifier des documents, corriger la mise en page, l'orthographe et la grammaire des courriers et autres documents
• Aider le personnel spécialisé à préparer la documentation des Assemblées, des réunions spécialisées, des séminaires, etc.
• Exécuter des travaux de secrétariat et de bureau et fournir un soutien administratif au Service du contrôle des documents et à la Division, ainsi qu'aux Assemblées de l'UIP et à certaines de ses réunions spécialisées (Conférence parlementaire sur l'OMC, Réunion parlementaire sur les changements climatiques, etc.)
• Prêter son concours à la responsable du Service de contrôle des documents pendant les Assemblées
• Scanner les documents et convertir des fichiers électroniques dans un autre format, réceptionner et distribuer des documents sur papier et par courriel
• Gérer un système de classement préexistant, sur papier et sur serveur, pour le Service du contrôle des documents ; conserver ou détruire des fichiers conformément à une politique de conservation des documents approuvée ; procéder au tri et à l'inventaire des documents avant leur archivage
• Prêter main-forte au responsable des archives pour moderniser l'organisation des archives de l'UIP et l'accès à ces archives dans l'optique de mettre en œuvre un projet de numérisation des archives
• Gérer une base de données électronique rassemblant les coordonnées des Parlements membres et participer à la gestion d'un système de gestion des relations avec la clientèle au niveau institutionnel
• Contribuer à l’élaboration et à la gestion d’une nouvelle base de données en ligne axée sur les groupes et commissions de travail de l’UIP et, lorsque cette base de données deviendra opérationnelle, se charger de sa mise à jour régulière, notamment en recueillant et en vérifiant les données, ainsi qu'en les saisissant
• Créer et mettre à jour des fusions de courrier pour les circulaires et les divers documents à diffuser à tous les parlements
• Contribuer au bon fonctionnement de l'application de l'Assemblée en mettant des documents et autres renseignements pratiques en ligne
• Effectuer d’autres tâches, compatibles avec les responsabilités de ce poste, qui peuvent lui être attribuées par la Directrice de la Division et la responsable du Service du contrôle des documents.

L'Assistant/e) bilingue sera amené(e) à travailler fréquemment avec :

• Le personnel de la Division des Parlements membres et des Relations extérieures
• Le personnel du Secrétariat de l'UIP
• Les membres des délégations

Résultats attendus

S'acquitter de toutes les tâches requises pour fournir à la Directrice de la Division un soutien efficace et compétent dans toutes les activités qu'il/elle entreprend au nom de l'UIP, ce qui exige de gérer un vaste éventail de dossiers, y compris de nature confidentielle, avec diplomatie, sensibilité et discrétion. Sont également indispensables une bonne connaissance du fonctionnement de l'UIP et de ses activités, ainsi que la capacité à faire constamment preuve d'adaptabilité et à travailler sous pression.

Compétences

• Professionnalisme : connaissance de base des politiques, procédures, pratiques et programmes de l'UIP ; connaissance des procédures administratives
• Planification et organisation : compétences avérées en matière d'organisation, aptitude à gérer un gros volume de travail de façon organisée et efficace, capacité à accomplir plusieurs tâches en même temps
• Communication : aptitude à rédiger de façon claire et concise et à communiquer oralement 
• Connaissance des technologies : maîtrise des applications de bureau et autres logiciels ; compétences informatiques poussées
• Travail en équipe : bonnes aptitudes relationnelles, aptitude à travailler seul et en équipe, capacité à travailler dans un environnement multiculturel et multi-ethnique avec sensibilité et respect de la diversité
• Volonté de se perfectionner : initiative et volonté d'acquérir de nouvelles compétences

Qualifications

Formation : diplôme de fin d'études secondaires ou de niveau équivalent.

Expérience : au moins trois années d'expérience des travaux de secrétariat dont, si possible, au moins une année passée dans une organisation internationale, en ayant tout particulièrement acquis de l'expérience en matière de gestion du courrier et de la documentation, ainsi que d'utilisation et de maintenance d'un système d'archivage électronique.

Connaissances linguistiques : excellente connaissance du français (langue maternelle) et de l'anglais, de nature à permettre de rédiger des courriers standard, de prendre en dictée, de corriger l'orthographe et la grammaire et de répondre aux demandes d'information ; une bonne connaissance de l'espagnol constituerait également un atout.

Autres compétences : excellente connaissance des logiciels Microsoft Office et bonne vitesse de traitement de texte.

Exigences applicables à l’ensemble du personnel

Œuvrer activement à la réalisation des objectifs stratégiques de l’UIP. S’acquitter de toute autre tâche ou responsabilité liée au travail telle que déterminée par le Secrétaire général.

Rémunération

L’Union interparlementaire propose un traitement et des avantages attrayants comparables à ceux d’autres organisations internationales basées à Genève. Le traitement annuel net pour ce poste débute à 68 740 francs suisses, en fonction de la formation et de l’expérience du titulaire.

Politique en matière de recrutement

Le poste sera pourvu à l’issue d’une procédure de recrutement locale ouverte aux candidatures internes et externes. À qualifications égales, la préférence sera donnée aux candidats du sexe sous-représenté et aux personnes originaires de pays non représentés au Secrétariat.

Ce poste, basé à Genève, implique des déplacements fréquents. Le contrat est d’une durée initiale de deux ans, renouvelable sous réserve de résultats satisfaisants et de la disponibilité du financement.