Appel à propositions: Installation d’une infrastructure SharePoint

Contexte

L'UIP est l'organisation mondiale des parlements. Première organisation politique multilatérale du monde, fondée en 1889, elle oeuvre en faveur de la coopération et du dialogue entre les nations. À l'heure actuelle, l'UIP rassemble 179 Parlements membres nationaux et 13 institutions parlementaires régionales. Ardent défenseur de la démocratie, elle aide les parlements à se renforcer, à s'ouvrir aux jeunes et aux femmes et à cultiver la diversité. Elle défend aussi les droits de l'homme des parlementaires par le biais de son comité spécialisé, composé de parlementaires originaires du monde entier. Deux fois par an, l'UIP rassemble plus de 1 500 délégués parlementaires et partenaires à l'occasion d'une Assemblée mondiale, qui apporte une dimension parlementaire aux travaux de l'ONU et à la mise en oeuvre du Programme de développement durable à l'horizon 2030.

Situation actuelle

L’installation informatique de l’UIP est constituée de deux fermes de serveurs distinctes :
- Gestion interne : Active Directory, Comptabilité, Databases, etc.
- Accès extérieur : Remote Desktop Access.
Le stockage des fichiers de travail est assuré par deux serveurs NAS de 24Tb en cluster. La somme actuelle des fichiers de travail est d’environs 400Gb, plus 6Tb de fichiers multimédias.
L’UIP compte actuellement environs 70 utilisateurs.

Besoins

L’UIP envisage de faire de SharePoint le point central d’accès à ses fichiers de travail, à la fois de l’intérieur et de l’extérieur. L’utilisation de SharePoint lui permettra d’accroitre ses possibilités de gestions des droits d’accès, d’accorder un accès à certains fichiers à certaines personnes et durant un certain laps de temps tout en recueillant toutes les modifications et accès effectués par ces personnes afin de permettre un retour en arrière et un suivi des modifications. Elle permettra aussi à plusieurs personnes de travailler en même temps sur les mêmes fichiers.

Cette infrastructure SharePoint sera aussi la base de future applications GED pour nos différents départements.

L’UIP cherche donc un partenaire qui puisse lui apporter son expérience SharePoint reconnue et lui permette d’optimiser son infrastructure tout en minimisant l’impact sur ses habitudes de travail. L’UIP attends de ce partenaire qu’il lui fournisse conseil et assistance pour la configuration et l’utilisation de cette infrastructure.

Le partenaire sera chargé d’évaluer les besoins, dimensionner la nouvelle infrastructure en répondant aux besoins actuels et futurs, fournir et installer cette nouvelle infrastructure et transférer les connaissances aux services informatiques de l’UIP.

Conditions

- Cette infrastructure devra être hébergée en local, pas de service Cloud. L’UIP aura donc besoin d’une nouvelle ferme de serveurs afin d’héberger cette   infrastructure.
- Bien que la somme des fichiers de travail n’excède pas 400Gb pour le moment, l’offre devra se baser sur une capacité de 1Tb. Les fichiers multimédias ne     seront pas intégrés dans SharePoint.
- L’infrastructure sera virtualisée sur VMware.
- Elle devra être dimensionnée afin d’héberger les 12 machines virtuelles qui sont actuellement sur la première infrastructure qui nécessite d’être remplacée. Les besoins en ressources de ces 12 machines sont d’un total de 54 coeurs, 128Gb de mémoire et 1Tb d’espace disque.
- Ces 12 machines hébergent entre autre:

•  Deux serveurs Active directory et DNS 
•  Une base de données FileMaker de 500Mb,
•  Un logiciel de comptabilité Sage 300 basé sur MS SQL server 2017 avec une base de données de 5Gb,
•  Une gestion du personnel Kelio
•  Un serveur de sauvegarde Veeam
•  Un serveur de maintenance avec Kaspersky Security Center

- L’offre devra se baser sur un total de 100 utilisateurs.
- Il est important que les utilisateurs puissent parallèlement continuer à accéder aux fichiers par des lecteur mappés afin d’assurer un minimum d’impact sur     les habitudes de travail.
- Le dimensionnement de cette nouvelle infrastructure devra autant que possible tenir compte des projets GED qui seront développés dans un très proche avenir.
- La sauvegarde sera assurée par le logiciel Veeam déjà installé sur notre serveur de backup.

Qualifications

Le partenaire devra posséder les qualifications suivantes :
- Expérience du travail en organisations internationales.
- Minimum 5 ans d’expérience de travail avec SharePoint.
- Stratégies efficaces de transfert des connaissances, encadrement et fourniture de documentation à valeur ajoutée.
- Expérience dans le cadre de planification de reprise après sinistre pour SharePoint.
- Expérience des Outils Office365 et leur intégration avec SharePoint.

Calendrier

L’UIP désire mettre en place cette infrastructure dans les plus brefs délais. Le projet démarrera donc dès que le choix du partenaire sera fait.

Critères de sélection

L'UIP évaluera chaque proposition et, le cas échéant, prendra contact avec les sociétés/consultants ayant présenté les meilleures propositions pour leur poser des questions supplémentaires ou les rencontrer.
L'UIP sélectionnera un prestataire en s'appuyant sur les critères suivants :
- Expérience de la société.
- Compétences techniques et souplesse dans l'exécution du calendrier proposé.
- Qualité des activités antérieures.
- Compréhension du projet.
- Coûts.

Propositions

Les propositions doivent contenir :
- Les qualifications et les références de la société.
- Une brève description de votre vision du projet.
- Les grandes lignes du processus et du calendrier proposées.
- Une offre détaillée des coûts regroupée en trois parties : matériel, logiciel et main d’oeuvre.