Consultant(e)' Numérisation des archives de l'Union interparlementaire

L'Union interparlementaire (UIP), forte de ses 133 années d'histoire et de son statut de plus ancienne organisation politique internationale, a accumulé dans ses archives une collection exceptionnellement riche de documents, d’images et de souvenirs divers remontant à la fin du dix-neuvième siècle et balayant tout le siècle qui a suivi.  Parmi les trésors qu'elles renferment, les archives de l'UIP contiennent des documents uniques en rapport avec pas moins de 27 lauréats du Prix Nobel de la paix, associés d'une façon ou d'une autre à l'Organisation. Dans sa forme non numérique actuelle, toutefois, cette collection, malaisée à consulter sans aide ad hoc, reste donc méconnue.

C’est ainsi que, dans le cadre des efforts entrepris pour promouvoir la transformation numérique des institutions parlementaires du monde entier, l'UIP a pris la décision de numériser ses archives en commençant par le segment qui contient les pièces datant des cinquante premières années d'existence de l'Union (1889-1939). Un premier tour d'horizon de ce segment a révélé qu'il contient 355 800 pages de texte imprimé, tapé à la machine et manuscrit, ainsi qu'un grand nombre de photos, de dessins et de coupures de presse conservées dans 247 boîtes d'archivage standard.

Plusieurs solutions peuvent être mises en œuvre par l'UIP pour la réalisation concrète du projet de numérisation de ses archives. Toutefois, elles pourraient avoir des conséquences financières considérables et exigeraient de l'UIP des efforts ciblés de collecte de fonds. La réussite d’une telle campagne de mobilisation des ressources dépend dans une large mesure d'une planification soigneuse, de la préparation de présentations claires et de matériel représentatif, ainsi que du large soutien à rechercher auprès des milieux parlementaires. Comme l'ont explicitement indiqué certains Membres de l'UIP, les archives de l'Organisation possèdent une valeur historique immense, non seulement pour le Secrétariat de l'UIP à Genève, mais pour l'ensemble des Membres.

Il est attendu du/de la consultant(e) qu'il joue un rôle de premier plan dans la réalisation de la numérisation des archives de l'UIP en contribuant à sa conceptualisation, à sa planification et à la préparation de la documentation requise.

Prestations

Dans le cadre des compétences qui lui sont déléguées, le/la consultant(e) :

1. mène des recherches de fond sur les méthodes, la technologie et les normes actuelles en matière d'archivage numérique, dans le but de dégager les enseignements à tirer de l'expérience des autres organisations internationales et entreprises ayant récemment mené à bien des projets de numérisation de leurs archives ;
2. prépare une feuille de route pour la prochaine phase du projet de numérisation des archives de l'UIP, en tenant compte du travail préparatoire d'ores et déjà réalisé et des connaissances accumulées à ce stade ;
3. élabore un plan pour mener à bien la numérisation des archives, notamment en formulant des termes de référence techniques qui seront utilisés lors de l'appel d'offres et des estimations des coûts des éventuels contrats ;
4. dresse une liste des partenaires potentiels dans la Genève internationale et parmi les sociétés commerciales susceptibles de se charger d'un tel projet ;
5. propose une liste des donateurs éventuels à contacter dans la perspective de la mise en œuvre du projet de numérisation des archives de l'UIP ;
6. élabore des présentations du projet attrayantes en format PowerPoint et papier à diffuser aux donateurs et aux partenaires commerciaux potentiels et pendant les démonstrations de promotion ;
7. rédige une liste de tâches et de responsabilités qui seront confiées au futur archiviste-historien permanent de l'UIP, qui sera chargé de poursuivre le projet de numérisation des archives ;
8. dresse une liste de projets de moindre envergure moins exigeants en ressources susceptibles d'être mis en œuvre courant 2023 pour promouvoir les archives de l'UIP ;
9. se charge des autres tâches connexes qui lui sont confiées par son superviseur.

Contexte organisationnel et liens hiérarchiques

Le/la consultant(e) est placé(e) sous l'autorité de la Directrice de la Division des Parlements membres et des Relations extérieures. Le Consultant en chef chargé des archives de l'UIP (poste actuellement occupé par un bénévole) a pour mission de superviser le travail du consultant, ainsi que de lui fournir l'aide requise.

Il/elle sera amené(e) à travailler fréquemment avec :

• le Cabinet, la Division des Parlements membres et la Division de la communication de l’UIP ;
• le Consultant en chef chargé des archives de l'UIP ;
• les collaborateurs du Secrétariat de l’UIP en général ;
• des partenaires extérieurs, des organisations internationales et des institutions universitaires, dont la bibliothèque de l'Office des Nations Unies à Genève et l'Institut de hautes études internationales et du développement à Genève (HEID) ;
• des experts spécialisés dans la théorie et la pratique des archives historiques ;
• les entreprises et les représentants commerciaux concernés (si la solution commerciale est retenue pour le projet, comme indiqué ci-dessus).

Résultats escomptés :

Réactivité et prestation de services de qualité ; élaboration de rapports et de documentation d'appui de qualité supérieure ; avancement global du projet de numérisation des archives et liaison avec les partenaires extérieurs ; degré élevé de discrétion, de diplomatie et d'enthousiasme dans l'accomplissement de la mission

Qualifications et compétences :

• Formation : Master en bibliothéconomie, gestion documentaire et archivage, ou domaine connexe
• L'expérience/la connaissance de la norme ISAD (G) constituera aussi un atout.
• La maîtrise parfaite de l'anglais ou du français parlé et écrit est indispensable ; de bonnes connaissances dans l'autre langue sont vivement souhaitées ; une bonne connaissance d'autres langues officielles de l'ONU constituera un atout.

Expérience

Au moins cinq ans d'expérience professionnelle (dont des stages et des travaux de troisième cycle) dans un domaine en rapport avec l'archivage et les technologies de l'information

Autres compétences

• Expérience antérieure du travail avec des outils technologiques et informatiques modernes, notamment les bases de données et les sites web
• Intérêt pour l'histoire et la politique
• Excellente maîtrise de l'écriture pour l'élaboration de dossiers attrayants et convaincants
• Aptitude à travailler de façon indépendante

Durée du contrat

Le/la consultant(e) est recruté pour une mission à 80 % (quatre jours par semaine) s'étendant sur 3 mois, qui vont du 12 septembre au 16 décembre 2022. 

Rémunération

Le taux de rémunération journalière proposé par l'UIP est de 300 CHF, y compris les journées de télétravail, pour une journée de travail de sept heures et demie.

Lieu

Cette mission se déroule dans le bâtiment des archives au Siège de l'UIP à Genève (Suisse). Toutefois, selon la nature de la tâche en cours et sous réserve d'obtenir l'autorisation du superviseur (Consultant en chef chargé des archives de l'UIP), certaines des tâches pourraient être réalisées à distance.