Installation d'équipements hybrides au Siège de l’UIP

L'Union interparlementaire (UIP) est l'organisation mondiale des parlements. Elle a été fondée il y a plus de 130 ans en tant que première organisation politique multilatérale au monde, dans le but d'encourager la coopération et le dialogue entre toutes les nations. Aujourd'hui, l'UIP compte 178 Parlements membres nationaux et 14 organisations parlementaires régionales. Elle promeut la démocratie et aide les parlements à devenir plus forts, plus jeunes, plus équilibrés entre les sexes et plus diversifiés. Elle défend également les droits de l'homme des parlementaires par le biais d'un comité spécialisé composé de parlementaires du monde entier. Deux fois par an, l'UIP réunit plus de 1 500 délégués et partenaires parlementaires dans le cadre d'une assemblée mondiale, apportant une dimension parlementaire à la gouvernance mondiale, notamment aux travaux des Nations Unies et à la mise en œuvre du Programme de développement durable à l'horizon 2030.

L'UIP cherche à sélectionner un (des) fournisseur(s) pour améliorer l'équipement technique destiné à soutenir les événements hybrides dans la grande salle de réunion de la Maison des Parlements, au Siège de l'UIP à Genève (Suisse).

Le but de cet appel d'offres est de présenter les besoins de l'UIP et d'expliquer le processus.

Aperçu

L'UIP accueille de plus en plus de réunions multilingues qui associent des participants sur place ainsi qu'en ligne (à distance). L'équipement actuel de la salle de réunion du Siège n'est pas en mesure de supporter efficacement une telle participation multidirectionnelle. L'UIP doit donc moderniser et remplacer certains des équipements et systèmes de production existants pour permettre la tenue de ces réunions.

Il importe de noter ce qui suit :

• L'UIP dispose d'une expertise limitée au niveau interne en matière de production de réunions hybrides. Par conséquent, les solutions proposées doivent être faciles à gérer pour le personnel non technique.
• La salle de réunion en question dispose d'une capacité d'accueil flexible de 30 à 45 personnes et de trois agencements de salle : salle de classe avec table principale, carré creux et salle de conférence.
• Trois des quatre murs ne permettent pas de fixer des équipements.
• Les solutions vidéo doivent permettre une prise de vue claire du visage de tous les participants, notamment de leur bouche, afin de faciliter le travail des interprètes à distance.
• Conformément à ses objectifs de développement durable et afin de limiter les coûts, l'UIP souhaite intégrer autant que possible son équipement actuel dans la solution du ou des fournisseurs.

Champ d’application

Le(s) fournisseur(s) travaillera(ont) avec les équipes des Services administratifs, des Événements et des TIC de l'UIP pour comprendre les besoins et planifier le projet.

Ils identifieront des équipements et des logiciels rentables, durables, compatibles avec une variété de plateformes en ligne et faciles à utiliser.

Ils fourniront et coordonneront le personnel nécessaire pour installer et tester le matériel, puis former les utilisateurs.

Réalisations globales attendues  

Le(s) fournisseur(s) coordonnera(ont) l'installation de l'équipement, les essais des systèmes et la formation du personnel de l'UIP.

Le(s) fournisseur(s) élaborera(ont) et produira(ont) un plan du système et un manuel d'instructions écrit pour la vidéo, l'audio, l'interprétation en présentiel et à distance, la projection et la production d'événements.

Ils veilleront à ce que l'équipement de la salle de réunion soit prêt dans les délais impartis et dans le respect du budget prévu.

Échéancier

Les propositions doivent être soumises d’ici le 25 août 2022.

Celles-ci seront ensuite évaluées afin de sélectionner le(s) fournisseurs(s).

Informations à fournir

Le fournisseur devra présenter une proposition comprenant les éléments suivants : 

• Le profil professionnel l’entreprise et les références de l'équipe principale.
• Brève description de l’approche du projet.
• Dossier illustrant des travaux similaires avec des références de clients
• Propositions de coûts comprenant :

1. Coûts des équipements et des logiciels
2. Proposition de coût et échéancier d'installation
3. Frais annuels de maintenance et de licences

Critères de sélection

L'UIP évaluera chaque proposition et pourrait communiquer avec les fournisseurs ayant présenté les meilleures propositions afin de leur poser des questions complémentaires ou de les rencontrer en personne.

L'UIP choisira le fournisseur sur la base des critères suivants :

• Expérience de l'entreprise
• Expertise technique et délai d'exécution des travaux
• Qualité des réalisations antérieures et références
• Proposition de coût/qualité de l'équipement