Coordonnateur d'événements en ligne (H/F)

Cadre organisationnel et relations hiérarchiques : Le coordonnateur d'événements en ligne travaille sous l’autorité de la Directrice de la Division des Parlements membres et des relations extérieures et directement avec la Chargée du Service des conférences ainsi qu'avec d'autres membres du Secrétariat aux fins de l'organisation d'événements en ligne et d'autres missions connexes.

Responsabilités : le ou la titulaire :

• supervise les composantes électroniques de toutes les réunions en ligne et mixtes (hybrides) de l'UIP pour l’ensemble des divisions de l'Organisation ;
• recherche, analyse et diffuse les bonnes pratiques actuelles, les tendances à venir et les nouveaux outils permettant de mener à bien des réunions en ligne ;
• recense les technologies, applications et plateformes appropriées, efficientes et durables pour les événements de l'UIP (webinaires, ateliers, réunions régionales, conférences mondiales, etc.), en tenant compte des diverses capacités technologiques, des contraintes budgétaires et des besoins linguistiques ;
• encadre les équipes de production lors des Assemblées, au Siège et durant d'autres événements, selon les besoins ;
• conseille le personnel de l'UIP, ainsi que les hôtes et les organisateurs des Assemblées concernant les exigences techniques des événements hybrides ;
• conseille et forme le personnel du Secrétariat en vue d'améliorer la stratégie et les capacités internes en matière d'événements ;
• participe aux processus de passation de marchés liés à l'achat ou à la location en vue d'événements de l'UIP en ligne ou mixtes, en coopération avec les services informatiques internes ;
• supervise la coordination des enregistrements audio lors des Assemblées ;
• gère conjointement les licences du compte Zoom de l'UIP ;
• s’acquitte d’autres tâches en rapport avec le rôle et les responsabilités correspondant à son poste.

Il ou elle sera amené(e) à travailler fréquemment en collaboration avec :

• le personnel du Secrétariat de l’UIP ;
• des organisateurs d’événements numériques externes.

Résultats escomptés : résultats de grande qualité, prestation de services réactive, réussite des conférences hybrides et en ligne, documentation et lignes directrices exhaustives servant de référence ultérieure.

Compétences :

Aptitudes techniques : Antécédents avérés d'organisation de grands événements en ligne multinationaux. Excellente connaissance des outils d'organisation d'événements en ligne et hybrides, ainsi que des applications web qui permettent aux utilisateurs de créer et de partager des données en ligne en temps réel. Volonté de se former continuellement aux nouvelles technologies et aux avancées dans le monde des événements numériques, qui évolue rapidement. Bonnes compétences en communication et volonté d'encadrer le personnel junior. La connaissance des systèmes de vote électronique constitue un atout.

Professionnalisme : fait preuve de compétence professionnelle, d’une bonne maîtrise des sujets traités, et de persévérance face à des problèmes difficiles ou des obstacles à surmonter. Consciencieux(se) et efficace, il ou elle tient ses engagements, respecte les délais et obtient des résultats. Le professionnalisme l’emporte chez lui (elle) sur les préoccupations personnelles. Il ou elle garde son calme dans les situations de stress.

Esprit d’équipe : sait collaborer avec des collègues pour atteindre les buts de l’Organisation. Sollicite les suggestions des autres en valorisant sincèrement leurs idées et connaissances ; est prêt à apprendre au contact des autres. Place les priorités de l'équipe avant les siennes. Appuie la décision finale prise pour le groupe et s’y conforme même lorsqu’elle ne tient pas entièrement compte de son point de vue. Reconnaît les mérites des autres en cas de réussite et sa part de responsabilité dans les échecs de l'équipe.

Planification et organisation : fixe des objectifs clairs en accord avec les stratégies adoptées ; décide des tâches et travaux prioritaires ; adapte l’ordre de priorité aux besoins ; organise la répartition du temps et des ressources de manière à venir à bout des tâches. Anticipe les risques et tient compte des imprévus lors de la planification. Supervise et ajuste les plans et les actions au besoin. Utilise son temps efficacement.

Attention au client : considère qu'il fournit des services à des "clients" et cherche à voir les choses de leur point de vue. Établit et entretient des relations constructives avec les clients, dont il gagne la confiance et le respect. Comprend leurs besoins et trouve des solutions appropriées pour y répondre. Suit tout ce qui concerne les clients, directement et indirectement, pour se tenir au courant et anticiper les problèmes. Les tient informés de la progression des projets ou des retards éventuels. Fournit les services en temps utile.

Qualifications :

Formation : Diplôme universitaire supérieur en gestion d'événements avec une compétence particulière en ce qui concerne les réunions en ligne et les événements numériques et hybrides. Un diplôme de premier cycle combiné à trois années supplémentaires d'expérience de travail reconnue peut être accepté en lieu et place du diplôme universitaire supérieur.

Connaissances linguistiques : Parfaite maîtrise de l'anglais parlé et écrit. Une bonne connaissance du français ou d'autres langues officielles de l'ONU constitue un atout.

Expérience : Cinq ans d'expérience dans la gestion d'événements en présentiel et en ligne à des postes avec prise de responsabilités progressive, de préférence dans une organisation internationale ou une agence gouvernementale.

Exigences applicables à l’ensemble du personnel : Œuvrer activement à la réalisation des objectifs stratégiques de l'UIP. Accomplir toute autre tâche se rapportant à la fonction qui pourrait être confiée par la Directrice de la Division des Parlements membres et des relations extérieures.

Rémunération

L’Union interparlementaire propose un traitement et des avantages attrayants comparables à ceux qu’offrent d’autres organisations internationales basées à Genève ou à New York pour un niveau de formation et d’expérience équivalent.

Traitement annuel net indicatif au grade P3 (premier échelon, après impôt)

62 692 USD sans personne à charge (plus l'indemnité pour les personnes à charge principales, s'il y a lieu).

Indemnité de poste

Une indemnité de poste sera versée en supplément du montant ci-dessus en tenant compte du taux de change fixé par la Commission de la fonction publique internationale (voir http://icsc.un.org/). Ce taux se situe à 81.50% pour le mois d’août 2022.

Politique en matière de recrutement

Le poste sera pourvu à l’issue d’une procédure de recrutement internationale ouverte aux candidatures internes et externes. À qualifications égales, la préférence sera donnée aux candidats du sexe sous-représenté et aux personnes originaires de pays non représentés au Secrétariat.

Ce poste, basé à Genève, implique de fréquents voyages. Le contrat est d’une durée initiale de deux ans, renouvelable sous réserve de résultats satisfaisants et de la disponibilité du financement.