Assistant(e) administratif(ive) Service des conférences- 80%

Placé(e) sous l'autorité de la Chargée du Service des conférences, l'assistant(e) administratif(ive) assure pour la Division, et plus particulièrement pour l'équipe chargée des conférences, une série de services, parmi lesquels un appui organisationnel pour les Assemblées de l'UIP, ainsi que pour les autres réunions mondiales se déroulant à Genève et à l'extérieur, en présentiel ou en ligne. 

Responsabilités

Dans le cadre des fonctions qui lui sont déléguées, les responsabilités de l'assistant(e) administratif(ive) sont les suivantes :

• contribuer à l'organisation des réunions, notamment la réservation des salles, la tenue de la liste des participants/invités, ainsi que l’élaboration de la documentation de travail,
• prendre toutes les dispositions requises pour configurer l'application de l'Assemblée et assurer son bon fonctionnement, 
• mettre en place le service d'inscription aux réunions de l'Assemblée, sous l’autorité de la Chargée du Service des conférences,
• prendre en charge et coordonner les réservations de salles destinées à des réunions bilatérales et informelles lors des Assemblées, 
• jouer le rôle de point focal central pour le service d'inscription de l'UIP, sous l’autorité de la Chargée du Service des conférences,
• superviser le service dactylographique et le service de photocopies et d'impression à la demande mis à la disposition des délégués lors des Assemblées,
• participer à la mise en place des salles de réunion, notamment l'établissement du plan de salle se rapportant à la salle plénière de l'Assemblée,
• contribuer aux préparatifs du séminaire annuel d'information sur la structure et le fonctionnement de l'UIP, notamment la préparation des invitations, des documents et de la liste des participants et la gestion des sous-groupes,
• apporter un soutien logistique pour l'organisation des réunions parlementaires se tenant à l'occasion des Conférences des parties (COP) de la CCNUCC, rédiger des projets de convocation et autre correspondance de nature administrative, préparer les documents et les fichiers destinés au personnel et aux participants pour les réunions, répondre aux questions de ces derniers concernant l'organisation et contribuer au suivi de ces activités,
• rédiger des courriers standard et relire les documents en anglais et en français,
• organiser les réunions en ligne et veiller à leur bon déroulement (tests avec les interprètes, gestion des participants, etc.).

Autres fonctions

• L'assistant(e) administratif(ive) rédige les contrats des collaborateurs externes pour les Assemblées de l'UIP et les autres conférences mondiales.
• Il/elle prépare les autorisations de voyage et communique avec l'agence de voyage. 
• Il/elle effectue les tâches, relevant du rôle et des responsabilités inhérents à la fonction, qui peuvent lui être attribuées par la Directrice de la Division et la Chargée du Service des conférences.

Ces tâches entraînent de fréquentes interactions avec :

• la Division des Parlements membres et des Relations extérieures,
• le Secrétariat en général,
• le personnel parlementaire et les parlementaires.

Prestations escomptées : Prestations de qualité dans les domaines clés et rapidité d'exécution

Compétences requises

• Professionnalisme : connaissance de base des politiques, procédures, pratiques et programmes de l'UIP ; connaissance des procédures administratives,
• Planification et organisation : compétences avérées en matière d'organisation, aptitude à gérer un gros volume de travail de façon organisée et efficace, capacité à accomplir plusieurs tâches en même temps,
• Communication : aptitude à rédiger de façon claire et concise et à communiquer oralement,
• Connaissances technologiques : maîtrise des applications de bureau ; des compétences informatiques poussées constituent un atout, 
• Travail d'équipe : bonnes aptitudes relationnelles, aptitude à travailler seul et en équipe, capacité à travailler dans un environnement multiculturel et multiethnique avec tact et respect de la diversité,
• Volonté de se perfectionner : esprit d'initiative et volonté d'acquérir de nouvelles compétences.

Qualifications

• Formation : diplôme de fin d'études secondaires ou de niveau équivalent,
• Expérience : trois années au moins d'expérience dans un service de conférences ou un domaine pertinent ou connexe,
• Connaissances linguistiques : excellente maîtrise de l'anglais et du français parlés et écrits ; la connaissance d'une troisième langue officielle de l'ONU constitue un avantage,
• Autres compétences : pleine maîtrise des suites logicielles de Microsoft, notamment Word et Excel.

Examen des candidatures 

L'examen des candidatures qualifiées peut inclure une évaluation, suivie d'un entretien axé sur les compétences.

Rémunération

L'Union interparlementaire propose un traitement et des avantages attrayants comparables à ceux qu'offrent les autres organisations internationales basées à Genève. Le salaire net proposé pour ce poste démarre à 57 549 CHF (80 %) en fonction de la formation et de l'expérience. 

Politique en matière de recrutement

Le poste sera pourvu au moyen d’une procédure de recrutement locale ouverte aux candidatures internes et externes.

L'UIP est attachée à la diversité de son personnel sur le plan du genre, de la nationalité et de la culture. Les femmes qualifiées, les personnes appartenant à des minorités ou des peuples autochtones et les personnes handicapées sont encouragées à poser leur candidature. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus grande confidentialité.

Les langues de travail officielles de l'UIP sont l'anglais et le français. À qualifications égales, la priorité sera accordée aux personnes originaires de régions sous-représentées à l'UIP. Une période d'essai de 9 mois est exigée.

Ce poste est basé à Genève. La durée initiale du contrat est de deux ans, renouvelable sous réserve de résultats satisfaisants et de la disponibilité du financement.